Cette année, allez-vous refaire comme l’an dernier pour la gestion des inventaires ? Bloquer vos équipes, compter votre matériel… et constater, une fois de plus, des pertes qui vous coûtent cher ?
Chaque fin d’année, le même scénario se répète dans des milliers d’entreprises.
La gestion des inventaires physiques mobilise des équipes pendant plusieurs jours, perturbe la production ou met l’activité à l’arrêt. Elle débouche presque toujours sur le même constat : du matériel introuvable, mal rangé, des équipements qui ont disparu, un écart entre le stock comptable et le stock réel qui coûte cher.
Si cette situation vous parle, elle n’est pourtant pas une fatalité. Et le bon moment pour agir, c’est maintenant, à quelques mois de votre prochain inventaire.
Le vrai problème n’est pas la gestion des inventaires. C’est l’absence de traçabilité.
L’inventaire annuel ne fait que révéler des problématiques récurrentes. Il montre tout ce que l’entreprise n’a pas su suivre au jour le jour. Compter une fois par an, c’est comme prendre la tension d’un patient une fois par an et s’étonner de voir qu’elle est très basse.
Ce que les responsables de matériel vivent à chaque inventaire, nous le constatons régulièrement sur le terrain :
- Un comptage fastidieux et coûteux : équipes mobilisées, improductives, souvent payées en heures supplémentaires, parfois avec arrêt d’activité, le temps de tout pointer à la main.
- Des données peu fiables : le matériel introuvable est décompté alors qu’il est mal rangé. Un mouvement de matériel invalide le comptage de la veille.
- Des pertes constatées trop tard : matériel égaré, prêté et jamais rendu, sorti sans bon de sortie, ou simplement entreposé sur un chantier dont personne ne se souvient.
- Une charge administrative chronophage et source d’erreurs : gestion des matériels sur des tableurs, par e-mail avec oublis, erreurs de saisie.
Le coût réel de la gestion des inventaires dépasse largement les journées-homme affectées au comptage.
Passer de l’inventaire annuel à la visibilité permanente
La réponse à ce problème n’est pas de mieux s’organiser pour compter les stocks mais de tracer en continu pour gérer des stocks en temps réel.
C’est le principe même d’une solution de traçabilité connectée, comme nous en développons chez RFIT Technologies. Elle permet de suivre en continu les affectations, les mouvements et de gérer les stocks, au jour le jour, avec précision. L’inventaire d’un parc de matériel devient ensuite une formalité.
Chaque matériel est identifié de façon unique (étiquette, tag), répertorié sur une plateforme numérique où tout est centralisé. Tous les stocks et les mouvements : affectation, prêt, sortie, retour, maintenance… sont enregistrés par un simple scan ou de façon automatique à l’aide d’une borne Wi-Fi.
Une fois l’outil de gestion du matériel et des stocks en place, l’inventaire cesse d’être un moment fastidieux et chronophage.
La gestion des inventaires devient :
- une simple vérification : on contrôle ce que le système affiche plutôt que de recompter l’intégralité du parc
- une démarche permanente : stocks, affectations, localisations, disponibilité sont visibles à tout moment par les équipes, le service achats, le contrôle de gestion, la direction
- un outil de pilotage du parc : taux d’utilisation des équipements, rentabilité, taux de rotation du matériel, besoins de renouvellement, de location… autant d’indicateurs difficiles à produire avec un simple tableur.
Concrètement, un responsable d’atelier qui cherche une perceuse ne fait plus trois tours d’atelier pour la retrouver. Il n’interpelle plus ses collègues et ne perd plus son temps à la chercher.
Il consulte son application, voit où elle a été affectée, qui l’utilise, depuis quand et si elle a été rapportée.
Notre outil de traçabilité d’un parc de matériel peut aussi s’interfacer avec les logiciels métiers de l’entreprise (GPAO, MES, ERP…).
Pourquoi l’inventaire de cette année est une opportunité à ne pas manquer ?
Il est certain qu’un projet de traçabilité se prépare plusieurs mois à l’avance. Décider en décembre de tracer son parc pour janvier est impossible.
En revanche, préparer le projet en octobre/novembre est un bon moment car l’inventaire annuel est le seul moment de l’année où tout votre matériel est rassemblé, localisé et compté.
Vous pouvez alors en profiter pour :
- L’étiqueter pendant que vous comptez. Chaque matériel pointé à l’inventaire peut ainsi recevoir son code d’identification unique (code-barres, QR-code, tag RFID ou BLE).
- Constituer votre référentiel matériel. L’inventaire vous permet d’avoir une vision complète du parc et de l’organiser comme dans un catalogue sur votre plateforme numérique. C’est la base de données de votre outil de gestion de parc.
- Démarrer l’année avec un système opérationnel. En quelques clics, vous rattachez ensuite chaque étiquette à sa fiche produit : descriptif, affectation, comptabilisation, mise à disposition.
L’année démarrera ainsi pour vous et vos équipes avec un parc maîtrisé et bien géré, au lieu d’un stock qui va s’éparpiller et qu’il faudra recompter dans douze mois.
Un projet de traçabilité se prépare, voici les grandes étapes
Avant que votre outil de gestion du matériel et des stocks soit opérationnel, il y a des choix à faire.
C’est ce travail de préparation en amont qui fait la différence entre un projet bien adapté, bien dimensionné, bien pris en main et un projet qui s’enlise car les besoins terrain n’auront pas été suffisamment pris en compte.
Dès maintenant, nous pouvons vous aider à préparer votre projet de gestion des inventaires et des stocks.
Nous travaillerons ensemble sur les points clés d’un projet de traçabilité :
- Préparation du référentiel matériel : les familles de matériels et les données par matériel : n° de série, descriptif, site, service, affectation, garantie, maintenance, statut…
- Périmètre du projet : les phases de déploiement, les zones à travailler, les utilisateurs…
- Contraintes à intégrer : type d’environnement (atelier, chantier, intérieur / extérieur, soumis ATEX…), conditions de lecture des tags, distance, interfaces à mettre en place ou pas…
- Technologies de marquage possibles : code-barres, QR-code, RFID NFC/UHF, Bluetooth BLE… le choix dépend du matériel, du support, de l’usage, des conditions de l’environnement…
- Organisation sur le terrain : qui scanne quoi, quand ? comment gérer les prêts, les retours, le statut ? comment former les équipes ?
Deux remarques importantes :
- Le choix de la technologie de marquage (code-barres, QR-code, RFID NFC/UHF, BLE) pour la traçabilité et le suivi du matériel dépend du support et de l’usage. Un matériel d’atelier ou de chantier utilisé en environnement salissant ne pourra pas recevoir la même technologie de marquage qu’un équipement médical qui passe en zone stérile ou qu’un chariot de manutention en entrepôt.
- Le facteur humain compte dans l’appropriation de la solution de traçabilité. Un outil de gestion du matériel et des stocks qui est simple, facile à utiliser, qui tient dans une poche et qui permet d’accéder à l’information en quelques clics sera vite adopté par les équipes.
C’est maintenant qu’il faut s’y préparer
Le compte à rebours est commencé d’ici votre prochain inventaire et d’ici là il faut cadrer le besoin, valider les choix technologiques, préparer le référentiel et l’accompagnement des équipes au changement, pour être prêt à réaliser l’étiquetage le jour de l’inventaire.
La question à vous poser cette année n’est donc pas « Comment nous organiser pour le comptage ? ».
Mais plutôt « Comment transformer cet inventaire en point de départ d’une gestion de nos matériels et de nos stocks, en temps réel, toute l’année ? ».
Chez RFIT Technologies, nous pouvons vous aider préparer ce travail en amont, avant de déployer la solution de traçabilité qui vous aidera à gérer en continu vos stocks et vos inventaires :
- analyser votre parc et vos usages
- définir les données que vous aurez besoin de collecter
- organiser votre base matériels et ses affectations
- choisir la bonne technologie de marquage et de lecture
- accompagner vos équipes
Ensuite, nous pourrons mettre en place votre solution de traçabilité du matériel. Elle pourra fonctionner de manière autonome ou interfacée avec vos logiciels métiers.
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N’hésitez pas à nous contacter car, après votre inventaire, il faudra attendre un an pour mettre en place une solution de gestion.
+33(0)4 75 75 98 52
